Immer mehr Kunden akzeptieren Rechnungen per Mail als PDF-Rechnung, geht schneller und es spart Porto.
Bei der Vielzahl der Kunden macht es schon Sinn, beim Druck der Rechnungen automatisch vorzuschlagen, wer Rechnungen per Mail und wer diese per Post erhält. Dafür wurde eine Lösung mit BüroWARE/WEBWARE entwickelt.
Verfahren ist wie folgt:
Beim Kunden, der PDF-Rechnungen per Mail akzeptiert, tragen Sie die Mail-Adresse für PDF-Rechnungen (1 oder 2 Mail-Rechnungsadressen) im Kundenstamm ein und kennzeichnen den Kunden als PDF-Rechnungsempfänger (Häkchen im Feld „PDF-Rechnung ?“).
Dann wird bei Kunden, die PDF-Rechnungen akzeptieren, beim Druck der Rechnung automatisch vorgeschlagen, 1 Ex. als PDF per Mail zu versenden und 1 Ex. als Papierrechnung für den internen Gebrauch zu drucken.
Alle notwendigen Angaben für den Mailversand sind automatisch vorbelegt:
- die Mail-Adresse des Kunden für PDF-Rechnungen (oder auch 2 Rechnungsadressen) aus dem Kundentamm
- der Mail-Betreff mit der Rechnungsnummer/-datum
- der Mail-Body mit Rechnungsnummer/-datum
Es öffnet sich automatisch der Mail-Client mit der PDF-Rechnung als Anhang und diese Mail kann mit Outlook oder BüroWARE-Mail versendet werden.
Die Mail erscheint dann im Gesendet-Ordner des verwendeten Mailsystems, auch als Nachweis für den erfolgreichen Versand.