Viele Kunden wollen inzwischen Ihre Rechnungen als PDF-Rechnung per Mail erhalten.
Dafür kann das Modul PDF-Rechnung automatisch genutzt werden, mit dem das weitgehend automatisch schon geht.
Was ist aber mit den Mahnungen ?
Wer die Rechnungen per Mail erhält, sollte auch ggf. erforderliche Mahnungen per Mail erhalten an die gleiche(n) Mail-Adresse(n), wie sie für die Rechnungen per Mail bereits zum Kunden im Kundenstamm hinterlegt sind:
Das kommt schneller beim Kunden an und spart Porto. Dafür wurde eine Lösung mit BüroWARE/WEBWARE entwickelt.
Mit diesem Modul wird beim Druck von Mahnungen erkannt, ob der Kunde PDF-Rechnungsempfänger ist oder nicht, wenn ja, wird auch die Mahnung per Mail an die hinterlegte(n) Mail-Rechnungsadresse(n) versendet.
Alle Daten für den Mailversand der Mahnung sind dann bereits vorbelegt:
- Empfänger-Adresse(n) mit den PDF-Rechnungsadresse(n)
- Betreff
- Body
- Mahnung als Dateianhang
Es öffnet sich automatisch der Mail-Client mit der PDF-Mahnung als Anhang und diese Mail kann mit Outlook oder BüroWARE-Mail versendet werden. Sie brauchen nur noch auf den Button „E-Mail senden“ drücken.
Die Mail erscheint dann im Gesendet-Ordner des verwendeten Mailsystems, auch als Nachweis für den erfolgreichen Versand.
Ist der Kunde kein PDF-Rechnungsempfänger, geht die Mahnung wir bisher automatisch auf den Papierdrucker.