Qualifizierte Online-Prüfung der Umsatzsteuer-ID

Bei steuerfreien Lieferungen ins EU-Ausland muss die Umsatzsteuer-ID (USt-ID) des Empfängers auf der Rechnung mit angegeben werden. Der Gesetzgeber verlangt eine qualifizierte Online-Prüfung dieser USt-ID im entsprechenden Register, nicht nur dass diese USt-ID existiert, sondern dass der zur USt-ID erfasste Name des Empfängers und die Anschrift des Empfängers übereinstimmt mit der Rechnungs- bzw. Lieferadresse.

Für die qualifizierte Online-Prüfung der USt-ID wurde eine Lösung direkt aus BüroWARE/WEBWARE entwickelt
Genutzt wird der WebService von http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do?locale=de, wie im BüroWARE/WEBWARE-Standard bereits implementiert. Darüberhinaus werden aber mit diesem Zusatz-Modul nicht nur die Existenz der USt-ID geprüft, sondern der vom Webservice zur USt-ID zurückgegebene Name und die Anschrift des Inhabers ausgewertet und angezeigt. so dass diese leicht mit den im ERP-System erfassten Daten auf Übereinstimmung geprüft werden können.

Die Online-Prüfung der USt-ID und der Vergleich mit den erfassten Kundendaten ist in 3 Bereichen möglich:

  • a)  zum Kunden mit Vergleich zu Name und Anschrift des Kunden im Kundenstamm
  • b)  zur Rechnung mit Vergleich zu Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
  • c)  zur Lieferadresse in der Rechnung mit Vergleich zu Name und Anschrift der (abweichenden) Lieferadresse

Damit können also beim Neuerfassen eines Kunden mit USt-ID-Nummer und vor dem Rechnungsversand die USt-ID’s aktuell online geprüft und direkt mit Name und Anschrift der Kundennummer bzw. des Rechnungsempfängers bzw. der Lieferadresse auf Übereinstimmung verglichen werden:

PDF-Mahnung automatisch

Viele Kunden wollen inzwischen Ihre Rechnungen als PDF-Rechnung per Mail erhalten.
Dafür kann das Modul PDF-Rechnung automatisch genutzt werden, mit dem das weitgehend automatisch schon geht.

Was ist aber mit den Mahnungen ?
Wer die Rechnungen per Mail erhält, sollte auch ggf. erforderliche Mahnungen per Mail erhalten an die gleiche(n) Mail-Adresse(n), wie sie für die Rechnungen per Mail bereits zum Kunden im Kundenstamm hinterlegt sind:

 

 

 

Das kommt schneller beim Kunden an und spart Porto. Dafür wurde eine Lösung mit BüroWARE/WEBWARE entwickelt.

Mit diesem Modul wird beim Druck von Mahnungen erkannt, ob der Kunde PDF-Rechnungsempfänger ist oder nicht, wenn ja, wird auch die Mahnung per Mail an die hinterlegte(n) Mail-Rechnungsadresse(n) versendet.
Alle Daten für den Mailversand der Mahnung sind dann bereits vorbelegt:

  • Empfänger-Adresse(n) mit den PDF-Rechnungsadresse(n)
  • Betreff
  • Body
  • Mahnung als Dateianhang

Es öffnet sich automatisch der Mail-Client mit der PDF-Mahnung als Anhang und diese Mail kann mit Outlook oder BüroWARE-Mail versendet werden. Sie brauchen nur noch auf den Button „E-Mail senden“ drücken.

Die Mail erscheint dann im Gesendet-Ordner des verwendeten Mailsystems, auch als Nachweis für den erfolgreichen Versand.

Ist der Kunde kein PDF-Rechnungsempfänger, geht die Mahnung wir bisher automatisch auf den Papierdrucker.

PDF-Rechnung automatisch

Immer mehr Kunden akzeptieren Rechnungen per Mail als PDF-Rechnung, geht schneller und es spart Porto.
Bei der Vielzahl der Kunden macht es schon Sinn, beim Druck der Rechnungen automatisch vorzuschlagen, wer Rechnungen per Mail und wer diese per Post erhält. Dafür wurde eine Lösung mit BüroWARE/WEBWARE entwickelt.

Verfahren ist wie folgt:
Beim Kunden, der PDF-Rechnungen per Mail akzeptiert, tragen Sie die Mail-Adresse für PDF-Rechnungen (1 oder 2 Mail-Rechnungsadressen) im Kundenstamm ein und kennzeichnen den Kunden als PDF-Rechnungsempfänger (Häkchen im Feld „PDF-Rechnung ?“).

 

 

 

Dann wird bei Kunden, die PDF-Rechnungen akzeptieren, beim Druck der Rechnung automatisch vorgeschlagen, 1 Ex. als PDF per Mail zu versenden und 1 Ex. als Papierrechnung für den internen Gebrauch zu drucken.

Alle notwendigen Angaben für den Mailversand sind automatisch vorbelegt:

  • die Mail-Adresse des Kunden für PDF-Rechnungen (oder auch 2 Rechnungsadressen) aus dem Kundentamm
  • der Mail-Betreff mit der Rechnungsnummer/-datum
  • der Mail-Body mit Rechnungsnummer/-datum

Es öffnet sich automatisch der Mail-Client mit der PDF-Rechnung als Anhang und diese Mail kann mit Outlook oder BüroWARE-Mail versendet werden.


Die Mail erscheint dann im Gesendet-Ordner des verwendeten Mailsystems, auch als Nachweis für den erfolgreichen Versand.

Reklamationsmanagement

Zur besseren Verwaltung von Reklamationen in produzierenden Unternehmen wurde eine Reklamationsmanagement in die BüroWARE/WEBWARE-Warenwirtschaft integriert.
Dieses dient der Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Kunden-Reklamationen zu produzierten und ausgelieferten Artikeln.

Die Reklamationen sind als interne Belege implementiert:

  • Beleggruppe „Reklamationen offen“
  • Beleggruppe „Reklamationen erledigt“

mit Einbindung in die Baumstruktur der Belegerfassung des Warenausgangs.
Zu jeder Reklamation wird ein interner Reklamationsbeleg erfasst mit der Belegnummer als Reklamationsnummer.
Der Reklamationsbeleg hat eine speziell für Reklamationen angepasste vorgelagerte Auswahltabelle, Belegkopf-Maske, Erfassungstabelle und Bitmapleiste.

Durch Einbindung des Reklamationsmanagements in die BüroWARE-Warenwirtschaft sind die Verbindungen zu den Vorbelegen gegeben, speziell zur Auftragsbestätigung mit der Bestellnummer des Kunden und dem Lieferschein, beides geklammert über die WA-Vorgangsnummer.
Mit Hilfe der Zusatzmodule „WA-Vorgang“, „Kunden-Aufträge“ und „Kunden-Artikel“ können die eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer zum reklamierten Artikel in der Warenwirtschaift leicht ermittelt werden:

  • bei Angabe der Vorgangsnummer über das Modul „WA-Vorgang“
  • bei Angabe nur der Bestellnummer des Kunden über das Modul „Kunden-Aufträge“
  • bei Angabe nur der Artikelnummer über das Modul „Kunden-Artikel“

Die so gefundene eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer zum reklamierten Artikel kann direkt in den Reklamationskopf übernommen werden.

Im Reklamationsbeleg selber gibt es dann im Belegkopf 3 Langtext-Felder zur Erfassung von

  • Reklamationsgrund des Kunden
  • eigener Reklamationsbefund und Entscheidung
  • Festlegungen und Hinweise zur Fehlerbehebung/Nacharbeit/Nachfertigung.

Der reklamierte Artikel selber wird in der Positionserfassung mit der reklamierten Menge erfasst.

Zum Reklamationsbeleg können dann in einer „Belegakte“ verschiedenste Dokumente und Aktivitäten verlinkt werden.
Dazu wird im Reklamationsbeleg ein Projekt angelegt und diesem zugeordnet.
Automatisch entsteht so eine Projektakte als Reklamationsakte, in der zur Reklamation erfasste verlinkte Dokumente und Aktivitäten angezeigt werden:

  • Gesamt in chronologischer Reihenfolge
  • Korrespondenzen/Dokumente
  • Ein-/Ausgangsgespräche
  • Ein-/Ausgangsmails
  • Termine
  • Wiedervorlagen
  • ggf. Besuchsberichte

So ist die Reklamation vollständig dokumentiert, als Beleg und Belegakte = Projektakte.
Der Beleg kann mit 2 speziellen Formularen zur Reklamationsbearbeitung gedruckt werden.

Zur Auswertung der Reklamationen müssen diesen bei Abschluss

  • ein Reklamationsgrund und
  • eine Reklamationsentscheidung
  • zugeordnet werden, jeweils als Auswahltabellen hinterlegt.

Weiterhin können die entstandenen Kosten der Reklamation nach einzelnen Kostenbestandteilen im Belegkopf erfasst werden:

  • Verwaltungskosten
  • Materialkosten
  • Fertigungskosten
  • Abholung
  • Versand und Verpackung

Mittels Listenauswertung über die Reklamationsbelege ist dann eine Summe der Reklamationskosten in einem vorgebbaren Zeitraum leicht ermittelbar, gesamt und gruppiert nach Reklamationsgründen.
Diese dient ggf. auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu den im Geschäftsjahr angefallenen abzugsfähigen Reklamationskosten.

Vollautomatisch mitlaufende Nachkalkulation gefertigter Artikel

Unser BüroWARE/WEBWARE ERP-AddOn smart PPS wurde im Bereich Stücklisten-Kalkulation und Zeiterfassung um Module zur vollautomatisch mitlaufenden Nachkalkulation gefertigter Artikel erweitert.

Die vollautomatisch mitlaufende Nachkalkulation der eigengefertigten Stücklisten-Artikel ermittelt für die zuletzt hergestellten Artikel:

  • die Materialkosten der benötigten Rohmaterialien und Zukaufteile lt. Stückliste zu Einkaufspreisen
  • die direkten artikelbezogenen Lohnkosten der Fertigung lt. Zeiterfassung der Mitarbeiter mit ihren Verrechnungssätzen zu geleisteten und erfassten Lohnstunden
  • die indirekten Lohnkosten lt. Zeiterfassung der Mitarbeiter mit ihren Verrechnungssätzen zu geleisteten und erfassten Lohnstunden im Produktionsbereich ohne direkten Artikelbezug
  • die Gemeinkosten der Materialwirtschaft
  • die Gemeinkosten der Fertigung
  • die Gemeinkosten der Verwaltung
  • die Gemeinkosten des Vertriebs

und berechnet daraus zum Fertigungsartikel

  • den Einkauf in €
  • die Lohnstückkosten in €
  • die Herstellkosten in €, incl. Gemeinkosten Material + Fertigung
  • die Selbstkosten in €, incl. Gemeinkosten Verwaltung + Vertrieb
  • den ØVerkaufspreis und
  • die Differenz des ØVerkaufspreises zu den Selbstkosten.

Mit einer Tabellen-Auswertung der zuletzt gefertigten Artikel lt. Zeiterfassung geleisteter Lohnstunden im Zeitraum von…bis (standardmäßig innerhalb der letzten 30 Tage) werden alle gefertigten Artikel selektiert und aufgelistet mit

  • Einkauf €
  • Lohnstückkosten €
  • Herstellkosten €
  • Selbstkosten €
  • ØVerkaufspreis €
  • Differenz ØVerkaufspreis zu den Selbstkosten .

Die produzierten Artikel, bei denen der ØVerkaufspreis unter den Selbstkosten liegt, werden rot hervorgehoben. Die produzierten Artikel, bei denen der ØVerkaufspreis sogar unter den Herstellkosten liegt, werden fett rot hervorgehoben.

Allein auf Basis

  • der Stücklisten-Erstellung zu produzierten Fertigteilen und Baugruppen bzw. Mischlisten und
  • der Zeiterfassung zu geleisteten Lohnstunden und der Fertigmeldung produzierter Artikel

wird so täglich im Hintergrund die Nachkalkulatuion der zuletzt gefertigten Artikel vollautomatisch durchgeführt.

Im Ergebnis sind täglich tabellarisch die Fertigungsartikel ermittelt und rot gekennzeichnet, deren Selbstkosten entweder zu hoch oder deren ØVerkaufspreis zu niedrig sind.

Baumarkt mobil

Im Verkaufsbereich von Baumärkten u.a. Handelsunternehmen gibt es verschiedene Arbeiten, die vorteilhaft auch mobil erledigt werden können, z.B.:

  • Scannen + Erfassen von aufgedruckten EAN-Codes der Hersteller zu angebotenen Artikelnmde_baumarkt_start
  • Lieferanten-Bestellung von EAN-gescannten Artikeln mit zu geringem Bestand auf Sicht + Lager
  • Erfassung von Inventur-Zählmengen direkt am Lagerplatz zu EAN-gescannten Artikelnummern
  • Erfassung von Inventur-Zählmengen direkt am Lagerplatz zu Lagerplatz- oder Warengruppen-Zähllisten

Für diese Aufgaben wurden MDE-Module entwickelt, die auf scannerintegrierten MDE-Geräten mit WLAN in einer Terminalsession zum ERP-System BüroWARE online ablaufen.

smart PPS unter WEBWARE verfügbar

Die smart PPS-Lösung der soco GmbH zur agilen Einkaufs- und Produktionsplanung in Fertigungsunternehmen, ist jetzt auch unter SoftENGINE WEBWARE verfügbar, erreichbar und bedienbar von überall, nur mit einem Browser.

Die smart PPS-Lösung kann damit auch in der WEBWARE genutzt werden, speziell durch Fertigungsunternehmen mit Stücklistenverwaltung, um die reibungslose und automatisierte Verbindung zwischen Verkauf, Einkauf, Lager und Produktion herzustellen.

Darüberhinaus sind auch unsere ERP-Erweiterungsmodule unter WEBWARE, der „Warenwirtschaft im Internet“, verfügbar und mobil nutzbar.
Mit Inventur einfach z.B. kann unter WEBWARE auf dem Tablet die Erfassung der Inventur-Zählbestände direkt vor Ort online geschehen, die Daten befinden sich sofort im ERP-System, ohne Papier-Zähllisten dazwischen.

Gebühren-Abrechnung 1.3 freigegeben

Die Version 1.3 unseres ERP-AddOns „Gebühren-Abrechnung“ auf Basis von SoftENGINE BüroWARE wurde freigegeben.
Das ursprünglich für Antennengemeinschaften im Zuge der SEPA-Umstellung entwickelte Programm zur Gebühren-Abrechnung von Kabelanschlüssen, ist nicht nur zur Abrechnung von Kabelanschluss-Gebühren für Rundfunk und Fernsehen, sondern auch für Internet und Telefon über den Kabelanschluss geeignet, sowohl Grundgebühren, als auch Volumengebühren.

Erweitert und verbessert wurden in dieser Version vor allem:

  •  die Vertragsverwaltung zur Erfassung der gebuchten Kabelanschluss-Leistungen in den Tarifen für Rundfunk/Fernsehen, Internet, Telefon, sowie Internet + Telefon mit 1 oder mehreren Rufnummern
  • die monatliche Abrechnung von Grund- und Volumengebühren bei Volumen-Tarifen für Internet + Telefon
  • die monatliche Abrechnung von festen Gebührensätzen bei Flat-Tarifen für Internet + Telefon

Neben der Erstellung von Rechnungsbelegen mit detailliertem Ausweis der gebuchten Kabelanschluss-Leistungen und Volumengebühren, werden automatisch dazu Offene Posten generiert, die mit SEPA-Lastschrifteinzug, per Überweisung oder bar bezahlt werden können.
Ein integriertes Mahnmodul überwacht dabei die korrekte Bezahlung der Offenen Posten.

smart PPS 1.5 freigegeben

Die Version 1.5 unseres BüroWARE ERP-AddOns smart PPS wurde freigegeben.
Erweitert und verbessert wurden in dieser Version vor allem:

  • die Verwaltung großer, auch tief gestaffelter Stücklisten
  • die bessere Integration und Kalkulation von Arbeitsplänen
  • die Kalkulation der Herstellkosten und die losgrößenabhängige Verkaufspreisberechnung direkt in der Angebotserfassung

Für die Berechnung der Materialkosten und der Fertigungskosten einzelner Baugruppen, sowie über alle Baugruppen hinweg der Material- und Fertigungskosten des Fertigproduktes, stehen jetzt separate Programmodule zur Verfügung. Mit diesen werden z.B. die Arbeitsschritt- und Arbeitsplankosten der tabellarsch aufgelisteten Baugruppen aller Ebenen sofort in € angezeigt, ebenso die Materialkosten in €.
Selbstverständlich erfolgt auch eine Summierung bis zum Fertigprodukt, so dass dessen Herstellkosten und die darin enthaltene Wertschöpfung direkt ausgewiesen werden, bei Bedarf auch gruppiert und summiert in € und % nach Warengruppen beim Material und nach Arbeitsschritten bei der Fertigung.

Schließlich kann diese Herstellkosten-Kalkulation weitergeführt werden bis zur losgrößenabhängigen Verkaufspreiskalkulation, direkt in der Angebotserfassung und mit Übernahme der losgrößenabhängigen Verkaufspreise in das Kunden-Angebot.