Zur besseren Verwaltung von Reklamationen in produzierenden Unternehmen wurde eine Reklamationsmanagement in die BüroWARE/WEBWARE-Warenwirtschaft integriert.
Dieses dient der Erfassung, Bearbeitung und Auswertung von Kunden-Reklamationen zu produzierten und ausgelieferten Artikeln.
Die Reklamationen sind als interne Belege implementiert:
- Beleggruppe „Reklamationen offen“
- Beleggruppe „Reklamationen erledigt“
mit Einbindung in die Baumstruktur der Belegerfassung des Warenausgangs.
Zu jeder Reklamation wird ein interner Reklamationsbeleg erfasst mit der Belegnummer als Reklamationsnummer.
Der Reklamationsbeleg hat eine speziell für Reklamationen angepasste vorgelagerte Auswahltabelle, Belegkopf-Maske, Erfassungstabelle und Bitmapleiste.
Durch Einbindung des Reklamationsmanagements in die BüroWARE-Warenwirtschaft sind die Verbindungen zu den Vorbelegen gegeben, speziell zur Auftragsbestätigung mit der Bestellnummer des Kunden und dem Lieferschein, beides geklammert über die WA-Vorgangsnummer.
Mit Hilfe der Zusatzmodule „WA-Vorgang“, „Kunden-Aufträge“ und „Kunden-Artikel“ können die eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer zum reklamierten Artikel in der Warenwirtschaift leicht ermittelt werden:
- bei Angabe der Vorgangsnummer über das Modul „WA-Vorgang“
- bei Angabe nur der Bestellnummer des Kunden über das Modul „Kunden-Aufträge“
- bei Angabe nur der Artikelnummer über das Modul „Kunden-Artikel“
Die so gefundene eigene Auftragsnummer und Lieferscheinnummer zum reklamierten Artikel kann direkt in den Reklamationskopf übernommen werden.
Im Reklamationsbeleg selber gibt es dann im Belegkopf 3 Langtext-Felder zur Erfassung von
- Reklamationsgrund des Kunden
- eigener Reklamationsbefund und Entscheidung
- Festlegungen und Hinweise zur Fehlerbehebung/Nacharbeit/Nachfertigung.
Der reklamierte Artikel selber wird in der Positionserfassung mit der reklamierten Menge erfasst.
Zum Reklamationsbeleg können dann in einer „Belegakte“ verschiedenste Dokumente und Aktivitäten verlinkt werden.
Dazu wird im Reklamationsbeleg ein Projekt angelegt und diesem zugeordnet.
Automatisch entsteht so eine Projektakte als Reklamationsakte, in der zur Reklamation erfasste verlinkte Dokumente und Aktivitäten angezeigt werden:
- Gesamt in chronologischer Reihenfolge
- Korrespondenzen/Dokumente
- Ein-/Ausgangsgespräche
- Ein-/Ausgangsmails
- Termine
- Wiedervorlagen
- ggf. Besuchsberichte
So ist die Reklamation vollständig dokumentiert, als Beleg und Belegakte = Projektakte.
Der Beleg kann mit 2 speziellen Formularen zur Reklamationsbearbeitung gedruckt werden.
Zur Auswertung der Reklamationen müssen diesen bei Abschluss
- ein Reklamationsgrund und
- eine Reklamationsentscheidung
- zugeordnet werden, jeweils als Auswahltabellen hinterlegt.
Weiterhin können die entstandenen Kosten der Reklamation nach einzelnen Kostenbestandteilen im Belegkopf erfasst werden:
- Verwaltungskosten
- Materialkosten
- Fertigungskosten
- Abholung
- Versand und Verpackung
Mittels Listenauswertung über die Reklamationsbelege ist dann eine Summe der Reklamationskosten in einem vorgebbaren Zeitraum leicht ermittelbar, gesamt und gruppiert nach Reklamationsgründen.
Diese dient ggf. auch als Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu den im Geschäftsjahr angefallenen abzugsfähigen Reklamationskosten.